Las empresas que cuenten con autorización bajo el Programa CTPAT deben cumplir con las políticas y protocolos establecidos, así como los formatos que forman parte del perfil de seguridad de nuestra empresa. De igual forma, deben mantener el registro del cumplimiento de dichos requerimientos de seguridad con el fin de tener evidencia disponible para futuras evaluaciones; en caso de que se presente algún incidente de contaminación en alguno de los procesos de seguridad, es nuestra obligación notificarle al especialista de Seguridad de la Cadena de Suministros (SCSS) asignado por CTPAT sobre los hallazgos. Recomendaciones
La autoridad aduanera Customs Border Protection (CBP) de los Estados Unidos de América realiza procedimientos de análisis llamado Post Analisis Incident o PIA, a las empresas que forman parte del programa de seguridad CTPAT después de que se haya identificado algún incidente de seguridad en la cadena de suministros. Recomendaciones
En base a esto, se debe un implementar un análisis previo a la investigación que realiza el CBP, con el fin de detectar el punto vulnerable en el que pudo comprometerse nuestra cadena de suministros, así mismo generar un registro sobre su realización, tomar evidencias y se recomienda tener un expediente el cual deberá estar disponible en caso de ser requerido por la autoridad.
Recomendaciones
Dicho expediente debe de contener la siguiente información:
- Información general del embarque, orden de compra.
- Solicitud del transporte, identificación del operador, registro de accesos.
- Formatos de inspección del contenedor y registros de entrega.
- Videos de sistema CCTV.
- Documentación generada para el transportista, que es la lista de empaque, carta porte, hoja de instrucciones.
- Documentación generada para socios comerciales como, descripción de mercancías, proformas, facturas, pedimento, manifiestos, reporte de seguimiento e inspecciones, videos.
- Reporte de seguimiento y monitoreo de la unidad mediante el GPS.
Nuestro compromiso con la certificación CTPAT es cumplir con los requerimientos especificados en el perfil, por lo tanto, para poder prevenir contaminaciones es recomendable:
- Mantener el registro/expediente de todos nuestros socios comerciales, verificando la información proporcionada.
- Realizar las visitas de auditorías para verificar que es un socio comercial confiable.
- Verificar la clara imagen y el respaldo de las grabaciones de CCTV.
- Mantener los registros de GPS desde la salida de la mercancía hasta llegar a su destino final.
- Realizar inspecciones a los medios de transporte en la salida y entrada de las instalaciones.
- Mantener los registros de accesos.
- Capacitar a todo el personal de la empresa.
- Mantener planes de contingencia y/o emergencias.
- El Coordinador de Seguridad de la empresa debe investigar inmediatamente cualquier incidente para determinar dar aviso a las autoridades. Recomendaciones
Por este motivo es esencial que todo el personal se encuentre capacitado para generar las evidencias correctas que pueden ser requeridas en caso de algún incidente, y se debe fomentar el compromiso con la empresa en cuestiones de seguridad, con el objetivo de preservar la integridad de nuestra cadena de suministros y evitar incidentes de contaminaciones futuras o perder la certificación.
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