En México, para que una empresa pueda llevar a cabo operaciones bajo su objeto social, debe de solicitar y/o gestionar diversos trámites, permisos y licencias de carácter obligatorio, que le permitirán operar de manera legal, lo cual de inicio le traerá muchos beneficios y le evitará una contingencia a futuro, que puede implicar desde una sanción monetaria, un cierre temporal hasta una clausura permanente por parte de las Autoridades encargadas de que las empresas cumplan la ley en el Estado donde se encuentren, ya sea de orden municipal, estatal o federal.
Los trámites deben de gestionarse, según lo disponga la ley, ante las Autoridades municipales, estatales o federal, en los términos y plazos que la misma legislación contemple para sus efectos; por lo que es muy importante conocer que estos plazos pueden ir desde el inicio de operaciones, ante el ejercicio de una actividad que requiera un trámite especial o al cierre de la misma empresa.
Bajo esa tesitura, a continuación mencionaremos aquellos trámites obligatorios para que una empresa pueda operar sin problemas y bajo el marco de la ley.
En primer orden tenemos la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del Servicio de Administración Tributaria (SAT), inscripción la cual se da una vez constituida la Sociedad mercantil, registro que dará vida jurídica a la empresa, ya que al darse de alta en el RFC la Autoridad le otorgará el certificado de firma electrónica o e.firma, la cual es considerada la llave de la empresa, y que con esta podrá emitir comprobantes fiscales, presentar sus declaraciones, presentar avisos de cambio de actividades, actualización de domicilios, avisos de socios extranjeros, entre otros trámites más que le permitirán tener su información actualizada y en cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Así tenemos que una vez registrada la empresa en el SAT, esta podrá iniciar sus operaciones, por lo que también es muy importante considerar que si la empresa va a requerir de trabajadores, lleve a cabo su registro en el Instituto Mexicano del Seguro Social, donde le otorgaran el número de registro patronal mediante el cual tendrá dados de alta a sus empleados para efectos de seguridad social y así evitar ser sancionados por el IMSS, ya que al ser un organismo independiente cuenta con las facultades de determinar créditos por omisión de pagos de cuotas obrero patronales.
En segundo término, no debe de pasar por desapercibido que si la empresa, pretende usar un inmueble o predio para uso industrial o comercial, deberá de solicitar al Municipio la autorización de uso de suelo, el cual le permitirá solicitar de forma posterior la licencia de operatividad, que le permitirá operar de forma legal y segura en el lugar donde se encuentre, ya que de esta manera se evitará incurrir en sanciones administrativas.
Por lo que para que las empresas puedan obtener la licencia de operatividad, deberán de presentar a través de su representante legal la solicitud de la licencia de
operatividad mercantil ante la Autoridad Municipal donde se encuentre ubicado el inmueble, donde se llevarán a cabo las actividades industriales, comerciales y de servicios y la autorización de la licencia estará sujeta a que la empresa cumpla con los requisitos establecidos para su autorización.
Siendo aquellos requisitos indispensables y obligatorios que deben de cumplir las empresas para que les sea autorizada una licencia de operatividad, los cuales se requieren de acorde a la actividad a desarrollar; tal está el aviso funcionamiento y responsable sanitario ante la Secretaría De Salud en caso de que la empresa lleve a cabo actividades relacionadas con la salud de los seres humanos, como por ejemplo importación y exportación de insumos médicos, medicamentos que contengan estupefacientes o psicotrópicos, recetarios especiales, publicidad, alimentos, tabacos, bebidas entre otros; por lo que están obligadas a presentar el aviso correspondiente para que le sea emitido el permiso sanitario. Permisos
En tercer orden, y vinculado al inmueble en el que la empresa operará, tenemos como obligación y requisito el que las empresas cuenten con el Programa Interno de Protección Civil, el cual deberá de contener la prevención, auxilio y recuperación, en caso de alguna contingencia tal como incendio, sismo, lluvias, temperaturas extremas, derrames o fugas de materiales peligrosos, etc, de tal manera que el PIPC contendrá la información del cómo se deberá de actuar ante cualquier riesgo al que se encuentre expuesto el inmueble donde se opera, por lo que las personas que laboran en la empresa deberán de conocer ese plan y en su caso saber que acción tomar conforme el PIPC. Cabe mencionar que este PIPC será hecho a la medida de la empresa, motivo por el cual es imposible que se utilice en otra empresa.
El programa deberá de ser aprobado por la Secretaría de protección civil, quien valorará la información y en su caso lo aprobará o solicitará a la empresa que subsane los detalles correspondientes para que este pueda ser aprobado. Permisos
Una vez cumplidos con los requisitos anteriormente mencionados, la empresa podrá presentar la solicitud de la licencia de operatividad y pagar los derechos correspondientes para su emisión. Permisos
Ahora bien, para aquellas empresas que dentro de sus actividades a desarrollar se encuentre la importación de mercancías, deberá considerarse la necesidad de contar con un padrón de importadores, el cual está regulado por el SAT a través de la Administración del Padrón de Importadores adscrita a la Administración General de Aduanas, donde esta última se encarga de llevar el control de los importadores para evitar de esa manera la economía informal, la evasión fiscal y así controlar las operaciones que se deriven del comercio exterior, que permitan prevenir aquellas prácticas que puedan derivar en un fraude aduanero o contrabando. Permisos
Siendo así que, si la empresa requiere de un padrón de importadores, deberá primeramente estar al corriente de sus obligaciones fiscales y demostrar al SAT que se encuentra inscrito y activo en el RFC, para poder ingresar una solicitud; solicitud la cual podrá ser presentada mediante el portal del SAT utilizando la firma electrónica de la empresa. Permisos
Finalmente, no debe de pasar por desapercibido que si la empresa quiere hacer uso de invenciones, logos, marcas, etc, deberá de solicitar ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial el registro correspondiente a su marca, logo, invención, para efectos de proteger la propiedad intelectual, mediante la adquisición de la patente correspondiente. Permisos
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