Inicialmente debemos precisar cuál es el objetivo de una auditoría preventiva, siendo este, detectar las irregularidades antes de que las señale La autoridad “La Administración Central de Certificación y Asuntos Internacionales de Auditoría de Comercio Exterior, misma que se encuentra adscrita a la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior”, quien realiza las revisiones. Dando, como resultado, que la auditoría preventiva, mitiga las observaciones por parte de la autoridad, para el cumplimiento de los requisitos mínimos indispensables para mantener la seguridad dentro de la cadena de suministros.
Asimismo, para efecto de llevar un control y un debido mantenimiento de la certificación OEA. En todo momento, se recomienda contar con un despacho externo que apoye en la realización de auditorías preventivas, para así asegurarse que sigan de manera correcta y continua. Los procedimientos que fueron elaborados al momento de solicitar la certificación dentro de estos, se desarrollan cada uno de los procedimientos a seguir dentro de los 11 estándares de seguridad, siendo estos los siguientes:
- Planeación de la seguridad en la cadena de suministros
- Seguridad física.
- Controles de acceso físico.
- Socios comerciales.
- Seguridad de procesos.
- Gestión aduanera
- Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.
- Seguridad del personal.
- Seguridad de la información y documentación.
- Capacitación en seguridad y concientización.
- Manejo e investigación de incidentes.
Sin embargo, no es suficiente con realizar los procedimientos y estructurarlos, sino que debemos de asegurarnos que todo el personal involucrado en el tema, los cumpla y los lleve a cabo, pues la importancia de mantener la seguridad en nuestra cadena de suministros debe de ser la prioridad, pues esa seguridad nos hace una empresa más competitiva y segura.
Si bien, es cierto, que el estándar número 1 de la certificación OEA específicamente el subestándar 1.3 de nombre Auditorías Internas en la cadena de suministros, señala que además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar auditorías periódicas, por medio de las cuáles se evalúen todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros de una manera más profunda, misma que deben realizarse por el personal autorizado para esos efectos, de preferencia se deben de hacer de forma cruzada, esto es, que el departamento que se va a auditar no sea el mismo que realiza la auditoría, sino que cada departamento sea auditado por áreas distintas para poder tener certeza de que, se realice una auditoría de calidad y pudiendo obtener resultados reales y medibles.
Los resultados obtenidos de los procesos de auditoría internos, deben de ser reportados a la Alta Gerencia, para que esta, esté en posibilidad de implementar las acciones necesarias para el debido cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad que debe de haber en las cadenas de suministros, por tal motivo aunado a las auditorías internas siempre es importante que existan, las auditorías externas, pues con ellas se garantiza de manera más completa el mantenimiento de estándares muy altos en la seguridad de la misma.
Hay que tomar en consideración que la auditoría externa debería de ser una práctica común entre las empresas que cuentan con la certificación OEA, pues la visión de una persona ajena al organigrama de la empresa que podría ser visitada por la autoridad, puede garantizar de una mejor manera el correcto cumplimiento de los procesos y que estos, se encuentren dentro del marco normativo correspondiente, el auditor externo al ser una persona que no tiene relación alguna con los integrantes de la empresa y sus departamentos, puede hacer un análisis más objetivo sin perjudicar o ayudar a nadie ya sea por amistad o por jerarquía, lo que hace que en todo momento los resultados obtenidos de la misma sean muy confiables.
No hay que perder de vista que al momento de convertirnos en un Operador Económico Autorizado, adicional a la obtención de beneficios, se suman también obligaciones, entre las obligaciones más importantes que existen, es la de cumplir con los procesos y procedimientos establecidos en el perfil de seguridad, por tal motivo, es por medio de las auditorías ya sean internas o externas, el principal resultado de las mismas es que se verifique la correcta implementación y cumplimiento de todos los procedimientos de seguridad, por parte de todos los involucrados en la seguridad de la cadena de suministros, teniendo la posibilidad de encontrar observaciones y mejoras continúas, así fortaleciendo y logrando una mejor seguridad de la cadena de suministros, logrando mayor seguridad en las operaciones de comercio exterior y evitar verse involucrados en incidentes, que nos pudieran llevar a la pérdida de la propia certificación.
Realizar auditorías internas y externas con el carácter de preventivos, nos lleva a generar una revisión anticipada respecto del grado de cumplimiento a los requerimientos de la certificación, pudiendo con eso diseñar e implementar acciones correctivas y de mejoras, garantizando el debido cumplimiento y mantenimiento de la certificación correspondiente.
Ahora bien, si con una auditoría interna nos permite detectar áreas con deficiencia e implementar de forma oportuna acciones correctivas para su mejora, es claro que al apoyarse en una auditoría externa nuestro margen de error se disminuye significativamente, toda vez que tanto el personal de la empresa como los asesores externos de esta, logran tener una visión más completa del grado de cumplimiento del perfil de seguridad al que nos comprometimos al momento de solicitar la certificación como Operador Económico Autorizado o como Socio Comercial Autorizado.
Igualmente, con la implementación de procedimientos internos de auditoría y estos se fortalecen con la implementación de auditorías externas se asegura un éxito en la actualización de los procedimientos que integran el perfil, identificando oportunidades de mejora que permitan que en todo momento éstos sean apegados a la realidad de la empresa y a los requerimientos del Programa.
De la misma forma, a través de la implementación de auditorías externas por medio de asesores, se revisa y se confirma que las evidencias de cumplimiento se estén generando de forma continua y completa, asegurando el cumplimiento de los requisitos para el mantenimiento de la Certificación y el cumplimiento del perfil de seguridad que se utilizó al momento de solicitarla. Por lo tanto, con la implementación de este tipo de prácticas nos ayuda a mejorar la seguridad de la empresa en cada nivel, pues en la actualidad la mayoría de los socios comerciales buscan clientes que cumplan con procedimientos que prevengan actos ilícitos que pongan en riesgo la integridad de la empresa, tales como son el contrabando, lavado de dinero, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas así como actos de terrorismo, por lo que al verificar de manera constante el cumplimiento de los procedimientos de seguridad nos llevan a que nuestra cadena de suministros se encuentre blindada.
Una vez establecido lo anterior, podemos conocer cuáles son los beneficios de auditar de manera continua nuestra cadena de suministros, tanto para verificar los requisitos formales, así como la debida aplicación de los procedimientos que generamos a la medida de nuestras empresas, al momento de solicitar la certificación ya sea como Operador Económico Autorizado, o Socio Comercial Autorizado, de tal manera que al estar en cumplimiento total de lo requerido, en ningún momento corremos el riesgo de que la autoridad nos inició un procedimiento de cancelación de la certificación, evitando ser sancionados si se concluye el proceso de cancelación.
La mejor manera de evitar entrar en un proceso de cancelación de la Certificación como Operador Económico Autorizado establecido en la regla 7.1.4 o en la modalidad Socio Comercial Certificado regla 7.1.5 ambas de las Reglas Generales de Comercio Exterior, es contar con un buen equipo de auditoría tanto interna como externa por medio de la cual se garantice el debido cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad de nuestras cadenas de suministros.
En Stratego, hemos consolidado un historial sólido en brindar asesoramiento a empresas que persiguen conseguir la certificación de Operador Económico Autorizado. Si tienes consultas o deseas verificar tu elegibilidad, no dudes en comunicarte con nosotros.
El presente documento no constituye una consulta particular, y por tanto, Asesores Stratego SC, no se hace responsable respecto a la
interpretación o aplicación que se le otorgue. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación, por cualquier medio o procedimiento, sin para ello contar con la autorización previa, expresa y por escrito del autor. Toda forma de utilización no autorizada será perseguida con lo establecido en la Ley federal de Derechos de Autor. Estamos a sus órdenes para resolver sus dudas o comentarios, para más información de este tema y nuestros servicios, sírvase contactarnos en: info@asesores-stratego.com