Aspectos relevantes en cierre contable fiscal 2014

Se aproxima la culminación de un año en el cual se presentaron diversos cambios en Leyes y regulaciones, proyectados para la reactivación económica y estabilidad financiera en el País, incluyendo reformas importantes en materia fiscal dirigidas a lograr una fiscalización más eficiente por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Contable

Haciendo un análisis de estas reformas fiscales enfocadas hacia la Contabilidad y Revisiones electrónicas, resulta importante destacar la reforma que modifica las fracciones III y IV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) para establecer dos nuevas obligaciones:

• La fracción III señala que los registros o asientos que integren la contabilidad del contribuyente se lleven en medios electrónicos, conforme al reglamento y a las disposiciones que emita el SAT.
• En tanto, la fracción IV establece que el SAT defina mediante reglas los elementos de la contabilidad que deberán ingresarse de forma mensual en su página de Internet.

Dando seguimiento a estas obligaciones, las empresas deberán cumplir y poner especial atención en la información financiera, ya que será la base para la contabilidad electrónica. La Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 y sus Anexos 3 y 25 publicada en el Diario Oficial de la Federación el 19 de agosto del presente año en la regla I.2.8.6 “Contabilidad en Medios Electrónicos”, incluye la balanza de comprobación como un elemento relevante en el registro de la información financiera, a continuación analicemos el concepto que esta misma regla describe:

“Para los efectos de esta regla se entenderá como balanza de comprobación aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad “United States Generally Accepted Accounting Principles” (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.
El marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.”

Destacando en esta misma regla que los contribuyentes estarán obligados a llevar en sistemas electrónicos, la balanza de comprobación descrita anteriormente y dos elementos más, el Catálogo de cuentas y las pólizas o registros analíticos de las diversas operaciones que realicen en su actividad comercial o de negocio, estos elementos se enviaran al SAT de manera periódica los dos primeros conforme a las reglas emitidas y las pólizas o registros analíticos de las diferentes operaciones que realicen los contribuyentes en su actividad económica a requerimiento expreso del SAT.
Resulta importante repasar también los elementos que integran la Contabilidad para efectos fiscales, que el mismo Artículo 28 del CFF en su fracción I describe como se muestra a continuación.

• Libros, sistemas y registros contables,
• Papeles de trabajo,
• Estados de cuenta,
• Cuentas especiales,
• Libros y registros sociales,
• Control de inventarios y método de valuación,
• Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos,
• Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros,
• Además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales,
• La que acredite sus ingresos y deducciones,
• Y la que obliguen otras leyes,
• En el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad. (RCFF Art. 33 A y B)

Considerando algunos puntos mencionados en el RCFF Art. 33 Fracc. B con respecto a los requisitos de los asientos contables; y en particular el que define que los asientos contables deberán efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad; (Inciso I) y el de Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados (Inciso VI)

En estos puntos se hace referencia a que la Contabilidad se registrara de manera oportuna incluyendo la formulación de estados financieros se deberá evitar riesgos en asientos contables erróneos o correcciones posteriores, que tendrían efectos en las balanzas de comprobación y estados financieros correspondientes y por lo tanto, evitar a su vez explicaciones por cambios y modificaciones a la autoridad Fiscal, que puedan incluso provocar diferencias en bases de la determinación de impuestos.

No está de más comentar que dependiendo de un mayor grado en que se tenga actualizada la información financiera y los soportes fiscales, los contribuyentes contaran con información relevante para toma de decisiones, e identificar las cargas fiscales de sus empresas con oportunidad. Si esta información se tiene desactualizada es muy probable que se deban de realizar depuraciones correspondientes en cuentas contables y evaluar su efecto, algunas tendrán efectos fiscales y las que no lo tengan documentarlas con el debido soporte, sin dejar de lado el revisar el adecuado registro, control administrativo, físico y valuación del inventario. Es importante no perder de vista que para 2015 se prevén medidas de fiscalización intensificada mediante la Contabilidad Electrónica a través de las “Revisiones Electrónicas” conforme a los artículos 42 fracción IX y 53-B del CFF.

Ahora bien, analizando estas obligaciones resulta conveniente elaborar un programa de cierre contable fiscal para cumplir con la emisión y entrega de información de manera veraz y oportuna, que comprenda entre otros puntos lo siguiente: la revisión de la integración general de la contabilidad, balanzas de comprobación, Normas de Información Financiera aplicables y políticas contables, catálogos de cuentas, información contenida en pólizas contables, identificar problemas de depuración de cuentas contables, establecimiento de procesos y procedimientos que generan esta información y la formulación de los mismos estados financieros, actualización del expediente legal y documentación que integra la Contabilidad para efectos fiscales que se indican en la fracción I del artículo 28 del CFF.

Así también revisar los sistemas de información para el manejo, control y envío de la Contabilidad electrónica, incluyendo el almacenamiento de documentos digitales, validaciones, asociaciones en pólizas etc. y en su caso hacer las correcciones necesarias. Es importante analizar el hecho de que ante los nuevos requerimientos del SAT de llevar una contabilidad financiera que a su vez se incluye como parte de una contabilidad electrónica, no es un tema nuevo para algunas empresas que normalmente por el tipo nivel de operaciones que desarrollan ya consideraban necesario el llevar registros y emitir información de calidad y apegadas con Normas de Información Financiera ya sea para requerimiento de financiamientos, expansión de negocios, toma de decisiones en asambleas de accionistas, requerimientos para empresas que cotizan sus acciones en mercados financieros, etc. Sin embargo para empresas que no requerían de la calidad de su información financiera o no la consideraban tan necesaria, al contar con información financiera de calidad también busquen aéreas de oportunidad para la expansión de sus negocios y no centrarse únicamente en un cumplimiento de requerimientos por parte de la Autoridad Fiscal.

Si bien es cierto, estas disposiciones fiscales puedan representar un incremento en costos administrativos, también es cierto que ante el desconocimiento o descontrol y que no se de la importancia debida, se pueda incurrir en pagos excesivo de impuestos, multas o infracciones, por el hecho de no actualizar o documentar debidamente la información contable fiscal. Por otro lado al asegurarse que cubrirán sus obligaciones fiscales de manera correcta, enfoquen su energía al crecimiento de sus operaciones de negocio y el hecho de contar con una información financiera actualizada les ayude también en la toma de decisiones encaminadas a este crecimiento.