Una vez obtenida la Certificación OEA o validación CTPAT, el cumplimiento de sus obligaciones es fundamental para garantizar la continuidad en el esquema y por tanto, para seguir gozando los beneficios que estos programas ofrecen.
Uno de los requisitos tanto de la autorización CTPAT como de la Certificación OEA es la garantía de continuidad.
Es importante considerar que de forma continua las empresas que forman parte del programa deberán hacer una revisión de su cadena de abastecimiento de la seguridad interna de su planta, oficinas y operaciones, lo cual también incluye verificar la cadena de abastecimiento desde su origen hasta el cliente final en E.U., así como agentes, transportistas y los demás que se encuentren en su cadena logística. De la misma forma, deberán revisar de forma constante la actualización del perfil de seguridad, asegurando el cumplimiento de los compromisos adoptados con el programa.
Recordemos que, si una vez obtenida la certificación, se observa que no se acredita el cumplimiento continuo de los procedimientos de los criterios mínimos de seguridad, las autoridades suspenderán o podrán retirar la certificación otorgada, lo que dejaría a la empresa fuera de las ventajas y beneficios que otorga.
Realizar auditorías preventivas dentro de nuestra cadena de suministros, ayuda a las empresas a mantener su certificación (OEA-CTPAT), ya que les permite medir el grado de cumplimiento así como detectar puntos vulnerables o de mejoras.
Tanto OEA como CTPAT, requieren estar en constante verificación del cumplimiento de los procedimientos de seguridad establecidos, además de dar cumplimiento al perfil de seguridad, esto permite implementar mejoras, ya sea detectar vulnerabilidades físicas en las instalaciones, para realizar reparaciones o instalación de equipo y en general, minimizar la aparición de riesgos que puedan vulnerar la seguridad en la cadena de suministros.
Una auditoria preventiva también nos brinda la oportunidad de detectar cuando el personal no está capacitado adecuadamente y por tanto, que no se encuentran preparado para responder en caso de alguna vulnerabilidad o amenaza o bien, para garantizar el debido cumplimiento de las políticas a las que se encuentra sujeta la empresa al formar parte de estos programas.
Comúnmente, uno de los errores en el que incurren las empresas que obtuvieron la certificación, es que dejan de generar evidencias sobre la implementación y seguimiento de los requerimientos mínimos de seguridad solicitados por la autoridad competente y asumidos de forma voluntaria al ser parte del programa.
Las auditorias preventivas, nos brindan la oportunidad de implementar mejoras dentro de nuestra cadena de suministros como agilizar nuestros procesos y al mismo tiempo estos cumplan con los requerimientos de seguridad.
De acuerdo a las necesidades de la empresa, para la realización de auditorías preventivas, se pueden apoyar de un equipo externo capaz de realizar un monitoreo constante, que midan el grado de cumplimiento del requerimiento del perfil así como de procedimientos establecidos, apoyando a la empresa a detectar hallazgos y oportunidades de mejora; o bien se puede realizar con personal interno, determinando un comité de auditores dentro de la empresa que estén validando el cumplimiento y verificando la seguridad de la cadena de suministros. En este último caso, las personas responsables de realizar las auditorias deben ser ajenas al área auditada y es recomendable que mantengan un calendario para la realización de la misma.
La realización óptima de una auditoría preventiva, nos permite verificar la correcta implementación y cumplimiento de los procedimientos de seguridad, así como también nos prepara para una visita por parte de la autoridad competente.
Por ese motivo, algunas de las recomendaciones para garantizar con éxito la continuidad de la certificación y el goce de sus beneficios, son las siguientes:
- Concientizar al personal de la cadena de suministros: Es importante concientizar a las personas que conforman la compañía, sobre
la importancia de la Certificación, con el fin de mantener un trabajo colectivo que permita facilitar el cumplimiento del propósito de la certificación y asegurar su continuidad.
la importancia de la Certificación, con el fin de mantener un trabajo colectivo que permita facilitar el cumplimiento del propósito de la certificación y asegurar su continuidad.- Realizar de auditorías internas/preventivas:
- Realizar procedimientos internos con el carácter de preventivos, a fin de generar una auto-revisión del grado de cumplimiento respecto a los requerimientos de la Certificación, pudiendo con eso diseñar e implementar acciones correctivas y de mejoras.
- Una auditoría interna/preventiva nos permite detectar áreas con deficiencia e implementar de forma oportuna acciones correctivas para su mejora:
- Igualmente, con la implementación de procedimientos internos de auditoría, se verifica la actualización de los procedimientos que integran el perfil, identificando oportunidades de mejora que permitan que en todo momento estos sean apegados a la realidad de la empresa y a los requerimientos del Programa.
De la misma forma, a través de la implementación de una auditoría interna, se confirma que las evidencias de cumplimiento se estén generando de forma continua y completa, asegurando el cumplimiento de los requisitos para el mantenimiento de la Certificación.
- Mejorar las prácticas de seguridad: La implementación de este tipo de prácticas nos ayuda a mejorar la seguridad de la empresa en cada nivel. La mayoría de los socios comerciales buscan clientes que cumplan con procedimientos que prevengan actos ilícitos que pongan en riesgo la integridad de la empresa y que en sí, la cadena de suministros se encuentre blindada a través de suscripción de estos programas oficiales de seguridad.
- Mantenimiento de la certificación: El cual debe ser parte de la cultura interna de la empresa, ya que esta certificación otorga un valor agregado frente a sus clientes y proveedores, haciéndola más competitiva.
- Certeza en aspectos clave como:
- Detectar vulnerabilidades o amenazas.
- Implementar mejoras.
- Minimizar riesgos dentro de la cadena de suministros.
- Estar preparados para atender de forma adecuada una auditoria o inspección por la autoridad competente.
- Atender correctamente los requerimientos por parte de la autoridad.
- Mantener la autorización en el programa y ¿No es el mayor beneficio seguir haciendo negocios?
En Stratego, ofrecemos servicios especializados en la asesoría para la obtención y mantenimiento de las certificaciones OEA y CTPAT. Comprender y cumplir con los requisitos de seguridad y cumplimiento aduanero es fundamental en el comercio internacional. Nuestro equipo de expertos en seguridad y comercio exterior trabaja en estrecha colaboración con las empresas para ayudarlas a obtener estas prestigiosas certificaciones.
El presente documento no constituye una consulta particular, y por tanto, Asesores Stratego SC, no se hace responsable respecto a la
interpretación o aplicación que se le otorgue. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación, por cualquier medio o procedimiento, sin para ello contar con la autorización previa, expresa y por escrito del autor. Toda forma de utilización no autorizada será perseguida con lo establecido en la Ley federal de Derechos de Autor. Estamos a sus órdenes para resolver sus dudas o comentarios, para más información de este tema y nuestros servicios, sírvase contactarnos en: info@asesores-stratego.com