Es obligación de todas aquellas personas físicas y morales que realicen operaciones de comercio exterior el mantener un correcto control y resguardo de los documentos de estas operaciones, conforme al último párrafo del artículo 6 de la Ley Aduanera:
“ARTICULO 6o. ……
…………
Con independencia de lo dispuesto en el artículo 36-A de esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables, a efecto de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras, los contribuyentes, responsables solidarios y terceros con ellos relacionados, deberán de conservar la documentación relacionada con las operaciones de comercio exterior en la forma que se haya emitido u obtenido.”
Así mismo dicha obligación se reafirma en el artículo en el artículo 59 fracción V de la misma Ley Aduanera, en la que indica:
“ARTICULO 59. Quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional deberán cumplir, sin perjuicio de las demás obligaciones previstas en esta Ley, con las siguientes:
…….
- Formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o documento aduanero de que se trate, el cual deberá contener el propio pedimento en el formato en que se haya transmitido, así como sus anexos, junto con sus acuses electrónicos, y deberá conservarse como parte de la contabilidad por los plazos establecidos en el Código Fiscal de la Federación.
….”
Expediente Físico
Si bien el artículo 6º de la Ley Aduanera no indica que el expediente debe de conservarse físico, sino que estos deben de ser conservados en la forma en la que se hayan recibido. Es importante mencionar que aq
uellos documentos impresos y utilizados durante el traslado de mercancías son considerados documentos originales.
Por lo anterior, una vez que se concluye el traslado de las mercancías y los documentos son recibido por el importador y/o exportador estos deben de ser resguardados y considerados como documentos originales, asegurando que junto con estos se resguarde físicamente por lo menos de los siguientes documentos tanto para las importaciones como para las exportaciones:
- Pedimento
- Pedimento simplificado/ Remesas (COVE/DODA)
- Factura
- Manifestación de valor
- Hoja de cálculo
- Packing List de las mercancías (importación) y/o Purchase Order (PO)
- E-Manifest (exportación)
- Certificado de origen
Lo anterior considerando el artículo 36-A de la Ley Aduanera en la que describen los documentos considerados como obligatorios para anexos al pedimento.
Documento Electrónico vs. Documento Digital
Si bien, una de las confusiones más comunes en cuanto este tema es la diferencia de un expediente Digital o Electrónico, por lo que conforme al artículo 2 de la Ley Aduanera indica que:
“ARTICULO 2o. Para los efectos de esta Ley se considera:
…….
XIII. Documento electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos generada, transmitida, comunicada, presentada, recibida, archivada o almacenada por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico.
XIV. Documento digital, todo mensaje que contiene información por reproducción electrónica de documentos escritos o impresos, transmitida, comunicada, presentada, recibida, archivada o almacenada, por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico.
…..”
Por lo anterior es importante que el importador y/o exportador solicite a los Agente Aduanes los documentos electrónicos de las operaciones de importación y/o exportación o en su caso el acceso a los portales de las Agencia con el fin de descargar dicha información y poder mantener los expedientes de las operaciones completos.
Referente a aquellos documentos digitales, es recomendable que todos aquellos documentos físicos recibidos sean digitalizados y resguardados en su totalidad dentro de una plataforma segura independientemente que estos se encuentren físicos dentro de las instalaciones de las empresas.
Anexos al Expediente Electrónicos y/o Expediente Digital
Ahora bien, el pasado 7 de marzo del 2019 mediante la Hoja Informativa No. 10 publicada en Ventanilla Única (VUCEM) que:
“…para efectos de los artículos 59, fracción V y 162, fracción VII de la Ley Aduanera, los documentos electrónicos y digitales que deben formar parte del expediente electrónico, son únicamente los que se encuentren declarados en los pedimentos, avisos consolidados o documentos aduaneros de que se traten, así como sus respectivos acuses…”
Es decir, se deben de considerar el descargo y solicitud para el resguardo de los documentos que el Agenten Aduanal presenta como lo son:
- Pedimento Pagado
- Pedimento simplificado
- Pedimento exportado
- Aviso consolidado
- Facturas / Packing /PO
- E-documents en PDF
- Archivo validación (Acuse de envío y recibo de validación de SAT)
- Archivo de pago de impuestos (Acuse de pago de impuestos)
- COVE original (envíos, remesas y acuses)
- Digitalizaciones (envíos, y acuses)
Omisión de la Obligación
Ahora bien, es importante mencionar que el resguardo de los expedientes conforme a lo indicado en el tercer párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) debe de ser por lo menos 5 años. La omisión de dicha obligación del expediente de comercio exterior se considera como infracción al artículo 184, sancionado con el diverso numeral 185 de la Ley Aduanera.
Solicita más información sobre el correcto cumplimiento de esta obligación.
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