Al ser una empresa certificada OEA, tenemos la obligación de notificar a la autoridad dentro de los primero 5 días posteriores los incidentes de seguridad que se presenten en nuestra empresa, mediante el formato de “Avisos a que se refiere la regla 7.2.1” de las RGCE y tiene que ponerse a disposición de la autoridad la documentación de los estándares mínimos de seguridad para que puedan ser revisados y demostrar nuestro compromiso con la certificación. Programa OEA
En el caso que se presente una contaminación en nuestra cadena de suministros, el coordinador de seguridad de la empresa deberá realizar principalmente las siguientes acciones:
- Iniciar inmediatamente la investigación del incidente para conocer más información sobre su origen o sus causas.
- En su caso, recopilar los elementos y soportes, que permitan que la empresa pueda demostrar su falta de culpa en la realización del incidente y en caso de ser aplicable, para que pueda ser deslindada de la responsabilidad que proceda.
Para efecto de lo anterior, se podrá apoyar del perfil de seguridad, ya que la autoridad tiene un estándar en el perfil OEA que es “Investigación y análisis”, en el cual establecen los requerimientos mínimos con los que debemos de cumplir en caso de algún incidente, señalando la documentación que se debe integrar en el expediente de la investigación, este expediente debe de estar disponible en todo momento en caso de ser requerido por la autoridad y debe de contener la información siguiente: Programa OEA
- Información general del embarque, orden de compra.
- Solicitud del transporte, identificación del operador, registro de accesos.
- Formatos de inspección del contenedor y registros de entrega.
- Videos de sistema CCTV.
- Documentación generada para el transportista, que es la lista de empaque, carta porte, hoja de instrucciones.
- Documentación generada para socios comerciales como, descripción de mercancías, proformas, facturas, pedimento, manifiestos, reporte de seguimiento e inspecciones, videos.
- Reporte de seguimiento y monitoreo de la unidad mediante el GPS.
- Como se mencionó anteriormente, contamos como máximo con 5 días después de lo ocurrido para poder dar aviso a la autoridad, para este tiempo ya debemos de tener nuestro expediente completo con toda la información requerida.
Nuestro compromiso con la certificación OEA es cumplir con el perfil, por lo tanto para poder prevenir contaminaciones es recomendable:
- Mantener el registro/expediente de todos nuestros socios comerciales, verificando la información proporcionada. Programa OEA
- Realizar las visitas de auditorias para verificar que es un socio comercial confiable.
- Verificar la clara imagen y el respaldo de las grabaciones de CCTV.
- Mantener los registros de GPS desde la salida de la mercancía hasta llegar a su destino final.
- Realizar inspecciones a los medios de transporte en la salida y entrada de las instalaciones.
- Mantener los registros de accesos. Programa OEA
- Capacitar a todo el personal de la empresa.
- Mantener planes de contingencia y/o emergencias.
- El Coordinador de Seguridad de la empresa debe investigar inmediatamente cualquier incidente para determinar dar aviso a las autoridades.
Por este motivo es importante que todo el personal de la empresa este capacitado para generar las evidencias correctas que pueden ser requeridas en caso de algún incidente, y fomentar el compromiso en cuestiones de seguridad de la empresa, pero lo más importante es que nuestro personal sea capaz y este comprometido en mantener la integridad de nuestra cadena de suministros para así poder evitar contaminaciones, que además de correr el riesgo de perder la certificación nos llevaría a otros problemas legales. Programa OEA
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