Aquellas empresas que cuentan con la autorización del Registro del Esquema de Certificación de Empresas, modalidad IVA e IEPS en cualquiera de sus rubros, están sujetas a recibir una visita de supervisión cumplimiento, ya que ésta se deriva de no tener un correcto compliance en la totalidad de obligaciones y/o requisitos adquiridos al momento de ser autorizados en dicha certificación, por lo que debemos cuestionarnos diversas preguntas y su alcance a efectos de validar nuestro correcto cumplimiento a la normatividad, ¿Qué es una visita de supervisión de cumplimiento?, ¿Qué deriva una visita por parte de la autoridad?, ¿Cuáles son los principales puntos que se auditan en la misma?, ¿Tenemos un correcto compliance?, entre otras.
Ahora bien, una visita de supervisión de cumplimiento consiste en el apersonamiento de la autoridad competente, a fin de validar y verificar de forma personal que se mantiene el cumplimiento de los requisitos por los cuales se obtuvo la certificación antes mencionada, esta visita se realiza en el inmueble en donde se llevan a cabo sus operaciones de comercio exterior, mismo que debe encontrarse autorizado por el Servicio de Administración Tributaria. En caso de que sea una empresa que cuente con Programa IMMEX, deberá contar con la autorización tanto de la administración señalada con anterioridad como de la Secretaría de Economía.
Es preciso señalar que dichas visitas se pudieran considerar “sorpresivas”, ya que la autoridad competente cuenta con la capacidad para apersonarse en el inmueble de las empresas sin previa notificación a las mismas; cabe señalar que existe la posibilidad de que las personas morales pudieran ser notificadas, pero dicha notificación puede ser realizada un día previo a la visita, por lo que esto genera un reto para aquellas empresas que deben atenderla, ya que de esta se desprende un cúmulo de documentales a presentar.
Estas visitas son generadas de forma aleatoria en el mejor de los casos, sin embargo, pudiéramos comentar que la mayoría de las empresas auditadas surgieron por no encontrarse en el correcto cumplimiento de los requisitos adquiridos en su certificación, como alguno de los siguientes: opinión positiva, correcto cumplimiento del Anexo 24 y 30 de las Reglas Generales de Comercio Exterior, contar con el mínimo de empleados solicitados por la autoridad y que estos se encuentren contratados de forma directa, registro de la totalidad de los domicilios, contar con el legal uso y/o goce los inmuebles autorizados a efectos de llevar a cabo las operaciones de comercio exterior, y que dicha documentación cumpla con lo solicitado por la autoridad.
Entre los principales requisitos auditados y verificados en una visita de supervisión de cumplimiento podemos señalar:
- Contar la infraestructura necesaria para realizar los procesos productivos y/o servicios autorizados. Dentro de este punto se debe contar con la totalidad de documentación que ampare el legal uso y/o goce de la maquinaria y/o equipo utilizado, por lo que pudiéramos cuestionarnos si ¿la maquinaria y/o equipo instalado se encuentra regularizada?
- Validación del sistema de control de inventarios de conformidad con el Anexo 24 de las Reglas Generales de Comercio Exterior. Dentro de la verificación al mismo, se realiza un análisis de cada uno de los catálogos, módulos y reportes, los cuales deben de contener la información mínima requerida, así como el registro de la totalidad de operaciones de comercio exterior realizadas; ahora bien, podemos cuestionarnos si ¿el Anexo 24 con el que contamos cumple con los requisitos solicitados por la autoridad, y en el mismo, tenemos registradas todas las operaciones de comercio exterior realizadas?.
- Estructura de la sociedad, la cual está conformada por el o los representante(s) legal(es); miembros del consejo de administración y/o administrador único; gerentes generales y/o gerente único; socios y/o accionistas, esto de conformidad al tipo de sociedad con la que se cuente. Al respecto, se pudiera señalar que aquellas empresas encargadas de los trámites de comercio exterior no conocen su estructura, o en su caso, no tienen acceso a las escrituras públicas de la moral; por lo que pudiera causar un gran inconveniente en una visita por parte de la autoridad, ya que para acreditar este requisito la autoridad solicita los documentales originales, así como la documentación que acredite que los integrantes se encuentran al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Por ende, podemos cuestionarnos si ¿conocemos la estructura de la sociedad?, y ¿cómo se acredita que los integrantes de la misma se encuentran al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales?.
Los puntos anteriormente señalados son en los cuales la autoridad detecta mayores inconsistencias, sin embargo, estos únicamente son un porcentaje mínimo de la totalidad de requisitos verificados.
Ahora bien, tener un correcto compliance en los requisitos adquiridos al obtener el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, determinan que este pueda ser considerado como un medio de defensa ante la autoridad toda vez que, en estricto sentido, todas las morales deberían atender una visita de supervisión de cumplimiento sin mayor problema y de una forma ágil.
Por lo que se sugiere realizar auditorías internas de forma mensual dentro de nuestras empresas, revisando de forma constante la totalidad de documentales relacionados con cada uno de los requisitos, realizar inventario de la maquinaria y/o equipo con el que se cuenta; asimismo, validar que la misma cuenta con la documentación que acredite su legal estancia en el país, validar las operaciones de comercio exterior realizadas y que las mismas se encuentren registradas de forma correcta en el sistema de control de inventarios; además de validar lo transmitido a la autoridad en el Anexo 30, también conocido como el Sistema de Control de Cuentas de Créditos y Garantías (SCCCyG), entre otros. Todo esto sin perder de vista que el no contar con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, modalidad IVA e IEPS, puede causar inconvenientes en nuestras operaciones de comercio, ya que el mismo es un crédito fiscal que nos permite realizar un gran volumen de operaciones de comercio exterior de forma ágil y a su vez permite tener un crecimiento en nuestras organizaciones.
El presente documento no constituye una consulta particular, y por tanto, Asesores Stratego SC, no se hace responsable respecto a la 
interpretación o aplicación que se le otorgue. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación, por cualquier medio o procedimiento, sin para ello contar con la autorización previa, expresa y por escrito del autor. Toda forma de utilización no autorizada será perseguida con lo establecido en la Ley federal de Derechos de Autor. Estamos a sus órdenes para resolver sus dudas o comentarios, para más información de este tema y nuestros servicios, sírvase contactarnos en: info@asesores-stratego.com