La certificación Operador Económico Autorizado (OEA) es un programa que busca fortalecer la seguridad de la cadena logística del comercio exterior a través de la implementación de requerimientos mínimos en materia de seguridad internacionalmente reconocidos, y en coordinación con el sector privado, lo cual otorga beneficios muy interesantes a las empresas participantes.
Las empresas interesadas en obtener su inscripción al Registro en el Esquema de Certificación de Empresas en la modalidad Operador Económico Autorizado deben demostrar que cuentan con procesos documentados y verificables exigidos de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tengan como base una gestión de riesgo, buscando durante la implementación de los estándares mínimos en materia de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis que soporte la toma de decisiones preventivas y reactivas ante amenazas y/o circunstancias de riesgo acorde a los valores, misión, visión, códigos de ética y conducta de la propia empresa.
El programa OEA está basado principalmente en la seguridad de la cadena de suministros y se conforma de 11 estándares, por lo que a continuación, se muestra una descripción precisa sobre los puntos mínimos que debe de contemplar de cada elemento.
- Planeación de Seguridad en la cadena de Suministros.
Las empresas deben elaborar políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis que le permita la identificación de riesgos y debilidades en su cadena de suministros, implementando estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en su empresa. En este sentido, las empresas deben desarrollar análisis de riesgos, auditorías internas, planes de emergencia y/o contingencia y una política de seguridad encaminada a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministros.
- Seguridad física.
La empresa debe contar con mecanismos establecidos y procesos documentados para impedir, detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a las instalaciones. Todas las áreas sensibles de la empresa deberán contar con barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no autorizado; se debe contar con instrumentos tales como un sistema circuito cerrado de televisión y videovigilancia, bardas perimetrales, controles de acceso, entre otros.
- Controles de acceso físico.
Se debe implementar procesos de identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones.
- Socios comerciales.
La empresa debe contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de socios comerciales (transportistas, para el traslado y/o distribución de mercancías objeto de comercio exterior, agentes aduanales, almacenes, empresas de sub-maquila, fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas, proveedores de servicios de limpieza, seguridad privada, contratación de personal, entre otros).
- Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía de los procesos relacionados con el transporte, manejo, despacho aduanero, almacenaje y/o distribución de carga a lo largo de la cadena de suministros.
- Gestión aduanera.
La empresa debe contar con procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas y de operación, así como de los controles necesarios para el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
- Seguridad de los vehículos de carga y contenedores.
Se debe mantener la seguridad en los medios de transporte para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales no autorizados. Es necesario que se cuente con procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y remolques desde el punto de origen, mediante sellos de alta seguridad a todos los contenedores y remolques a los embarques de comercio exterior, los cuales deben cumplir o exceder la norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad. Además, todos los medios de transporte deben ser inspeccionados a la entrada y salida de las estaciones.
- Seguridad del personal.
Se debe contar con procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo dentro de la empresa y establecer métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
- Seguridad de la información y documentación.
Deben existir medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y documentación generada por los sistemas de la empresa, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información con otros integrantes de la cadena de suministro.
- Capacitación en seguridad y concientización.
Debe existir un programa documentado de concientización sobre amenazas, el cual, debe ser establecido y mantenido por el personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. Los empleados deben conocer los procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación y saber cómo denunciarla.
- Manejo e investigación de incidentes.
Deben existir procedimientos documentados para reportar e investigar incidentes de seguridad en la cadena de suministros, las acciones a tomar para evitar su recurrencia, y para notificar al personal de seguridad y/o demás autoridades competentes. La investigación y análisis de incidentes deberá estar documentada (expediente físico y/o electrónico).
Como se puede apreciar el punto clave de la certificación es el establecimiento de estándares de seguridad, su correcta implementación y el mantenimiento de los mismos. Con los anterior, se establecen criterios mínimos para brindar certeza a las autoridades y socios comerciales de que su carga estará en todo momento bien vigilada y protegida contra cualquier tipo de alteración o contaminación.
En Stratego, nos destacamos por nuestra amplia experiencia en brindar asesoramiento a empresas que desean obtener la certificación de Operador Económico Autorizado. Si tienes dudas o deseas conocer tu idoneidad para aplicar, no dudes en contactarnos.
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