Se han escrito innumerables artículos sobre los requisitos para lograr la certificación como Operador Económico Autorizado y los beneficios que está certificación nos brinda, invitándonos en todo momento al cumplimiento de estos requisitos y la certificación como un valor agregado para nuestra organización.
Sin embargo, más allá de todos los beneficios que está certificación pudiera brindarnos en nuestras operaciones de comercio exterior, existe una serie de retos a los que se enfrentan las empresas en la búsqueda y mantenimiento de esta certificación.
Para identificar estos retos, podemos empezar por recordar de que trata la certificación de Operador Económico Autorizado y los requisitos que nos vemos obligados a cumplir para laobtención.
El OEA, es un programa de certificación de seguridad en la cadena de suministro, regulado por el Servicio de Administración Tributaria, el cual busca fortalecer la seguridad en la cadena logística de comercio exterior, implementado controles de seguridad reconocidos internacionalmente, a través de la unión de esfuerzo entre la aduana mexicana y el sector privado.
“Las certificaciones de seguridad, han pasado de ser un valor agregado para las empresas, a convertirse en un requisito para mantenerse compitiendo en el mercado”
Las empresas que deseen participar para obtener la certificación, deberán cumplir con lo contenido en la regla 7.1.1 de las RGCE, además de implementar los requisitos mínimos de seguridad (Perfil OEA) y aprobar la auditoría física realizada por la autoridad, con la intención de validar la implementación de estas medidas.
Una vez que hayamos pagado los derechos, transitado por los plazos de revisión, contestado a los requerimientos solicitados y aprobado la visita física, recibiremos la contestación afirmativa, si así lo considera la autoridad, nuestra empresa habrá obtenido la certificación.
Pero la certificación no representa el final de un largo camino de trabajo, todo lo contrario, es el inicio y la implementación de un programa de mantenimiento y control.
“OEA busca mitigar los actos ilícitos que vulneren la seguridad de nuestra cadena de suministro y la seguridad del país.”
Recordemos que este programa certifica el RFC (Registro federal de Contribuyentes), es decir, que si la empresa tiene 3 plantas en México bajo el mismo RFC y todas ellas realizan operaciones de comercio exterior, se tiene forzosamente que inscribir las 3 instalaciones y por ende, implementar los procesos y medidas de seguridad en todas.
Es aquí, donde nos encontramos uno de los primeros retos de esta certificación, ya que debido a la metodología que utiliza el programa, las empresas con varias plantas, se ven obligadas a realizar una mayor inversión para el cumplimiento, de las medidas de seguridad requeridas, en todas sus instalaciones.
Los requisitos a cumplir dependerán del tipo de la empresa, pero en todos los casos, se requiere ser una empresa estáblecida en México y al corriente en sus obligaciones fiscales.
De esto se desprende, otro tema fundamental a la hora de buscar está certificación, ya que si bien, está orientada a la seguridad en la cadena de suministro, no se podrá aspirar a ella, si no se está al corriente con nuestras obligaciones fiscales.
Por parte de los requisitos y medidas que se deberán implementar en las instalaciones, podemos separar las actividades en dos grupos, los que requieren una inversión monetaria y los que requieren una inversión de tiempo y trabajo. En el primer grupo, encontramos de manera general los aspectos que garanticen la seguridad física del sitio, como son controles de acceso, iluminación, sistemas de seguridad (alarma y videovigilancia), contratación de personal especializado y el reforzamiento de la infraestructura en general.
Por otro lado, dentro de los requisitos que no necesariamente implican una inversión económica pero si de un gran esfuerzo por parte del personal responsable de la certificación, encontramos la documentación de todo los procesos que intervienen en la cadena logística, así como de embarque, recibo y revisión de la mercancía, el mantenimiento de estas medidas y la generación de evidencia que te permita comprar su aplicación y efectividad, capacitaciones al personal y revisiones constantes a todas estas medidas implementadas.
“La inversión requerida no solo es monetaria, ya que dependeremos en gran medida del compromiso de nuestro personal y su trabajo”
No podemos dejar de lado, lo referente a los requisitos formales solicitados por la autoridad, como los avisos, pago de vigencias, renovaciones y cumplimientos fiscales, que, de no realizarse en tiempo y forma, significarían la perdida de la certificación.
¿Estamos listos para el reto?
Para conocer la respuesta, es fundamental mirar hacia dentro de nuestra organización y entender porque el proceso se abandonó, o peor aún, quienes ya tienen la certificación, porque nos limitamos a presentar la renovación para cumplir.
“Es un proceso que implicará inversión, no será inmediato y debe trabajarse, al menos 6 meses antes de ingresar la solicitud”.
Si entendemos esto y estamos dispuesto a retomar y trabajar bajo la certificación, deberemos tener claro que:
- No es responsabilidad de un área, este proceso debe involucrar desde la Alta Dirección y los lideres de las diferentes áreas, hasta el personal operativo.
- Se requiere un compromiso del 100% por parte del equipo que lidera el proyecto, así como trabajar de la mano con el resto de las áreas, de lo contrario, el avance será muy lento.
- Considerar que lo más probable es que debamos invertir y ajustar en temas de infraestructura, si bien no requerimos los sistemas de seguridad más avanzados del mundo, si requerimos una infraestructura mínima, solvente y efectiva.
- Lograr la certificación, será el reto número uno, pero el reto dos es igual de importante, ya que se trata de mantener está certificación lo que implica un programa de seguimiento con responsables y actividades a ejecutar de manera constante.
- Se debe realizar un diagnóstico continuo, que nos permita ver nuestra realidad e identificar mejoras.
En conclusión, la certificación OEA, más allá de ser un “plus” para la empresa, implicara asumir una nueva cultura organizacional y un compromiso absoluto en todos los niveles jerárquicos y todas las áreas, es un proceso que implicará inversión, no será inmediato y debe trabajarse, al menos 6 meses antes de ingresar la solicitud.
Pero una vez obtenida la certificación, sin duda, pone a la organización en otro nivel y le ayuda a mejorar su estructura, implantar una cultura de seguridad y robustecer sus procesos.
Stratego posee una experiencia respaldada en el acompañamiento de empresas que desean obtener la certificación de Operador Económico Autorizado. Si tienes preguntas o estás considerando si eres candidato, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
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